Se nella tua azienda è presente un impianto di videosorveglianza, anche se installato esclusivamente per proteggere il patrimonio aziendale, è importante sapere che non può essere attivato senza una preventiva autorizzazione formale nei casi previsti dalla normativa.
Molti imprenditori, in buona fede, installano telecamere senza sapere che l’impianto, prima di essere messo in funzione, deve seguire un preciso iter autorizzativo.
Lo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970), all’articolo 4, consente l’installazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori solo in presenza di specifiche esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale. In questi casi, l’impianto può essere installato previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali oppure, in mancanza, previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro competente.
Sul piano privacy, le immagini raccolte devono essere protette con adeguate misure di sicurezza e conservate per un periodo proporzionato alle finalità del trattamento. Non esiste infatti un limite fisso valido in ogni situazione: il tempo di conservazione deve essere definito caso per caso, tenendo conto del contesto e delle finalità dell’impianto. In via generale, il Garante precisa che, nella maggior parte dei casi, le immagini dovrebbero essere cancellate dopo pochi giorni, mentre tempi più lunghi richiedono una motivazione adeguata.
Anche se le telecamere sono rivolte verso beni aziendali e non direttamente verso le postazioni di lavoro, il fatto che possano anche solo potenzialmente riprendere i dipendenti rende applicabile questa disciplina.
Cosa rischia l’azienda senza autorizzazione?
Installare o attivare un impianto di videosorveglianza senza aver seguito il corretto iter autorizzativo può esporre l’azienda a conseguenze rilevanti. Tra queste possono rientrare sanzioni, provvedimenti da parte delle autorità competenti, contestazioni sul piano privacy e l’eventuale inutilizzabilità delle immagini raccolte.
In caso di ispezione o di contestazioni da parte dei lavoratori, l’assenza della documentazione autorizzativa può inoltre creare criticità legali e organizzative, con possibili ripercussioni anche sul piano reputazionale.
Come richiedere l’autorizzazione
La richiesta di autorizzazione può essere presentata anche in modalità telematica all’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente, allegando la modulistica prevista e una Relazione Tecnica che descriva in modo dettagliato le caratteristiche dell’impianto, le finalità dell’installazione e le modalità di utilizzo, nel rispetto della normativa vigente.
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